Videoüberwachung und Datenschutz – So erstellen Sie eine Checkliste zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben

Die Installation und der Betrieb von Videoüberwachungssystemen in Unternehmen bieten viele Vorteile: Sie erhöhen die Sicherheit und schützen Eigentum. Doch Videoüberwachung bringt auch Verantwortung mit sich, besonders in Bezug auf den Datenschutz. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) stellen strenge Anforderungen, die Unternehmen unbedingt einhalten müssen. Es ist daher wichtig, dass Sie nicht nur die Technik im Blick haben, sondern auch datenschutzrechtliche Vorgaben beachten. In diesem Artikel erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, was Sie beachten müssen und geben Ihnen eine Checkliste mit an die Hand.

1. Rechtsgrundlagen und Voraussetzungen prüfen

Bevor Sie Kameras aufstellen, sollten Sie die rechtlichen Grundlagen klären. Die DSGVO und das BDSG regeln genau, wann Videoüberwachung erlaubt ist.

• Relevante Gesetze recherchieren: Machen Sie sich mit den gesetzlichen Vorschriften vertraut, insbesondere der DSGVO und dem BDSG.
• Rechtmäßigkeit prüfen: Ihre Überwachung muss durch eine gesetzliche Grundlage oder ein berechtigtes Interesse gerechtfertigt sein. Führen Sie eine Interessenabwägung durch und dokumentieren Sie das Ergebnis.
• Unzulässige Bereiche erkennen: Stellen Sie sicher, dass keine sensiblen Bereiche wie Toiletten oder Pausenräume überwacht werden – hier ist Videoüberwachung verboten.

2. Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchführen

Je nach Umfang und Intensität der Überwachung kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) erforderlich sein. Diese hilft Ihnen, mögliche Risiken für die betroffenen Personen zu erkennen und zu minimieren.

• DSFA-Notwendigkeit prüfen: Klären Sie, ob eine DSFA für Ihre Videoüberwachung erforderlich ist, abhängig von Art, Umfang und Zweck der Überwachung.
• Risiken bewerten: Analysieren Sie, welche Risiken für die Privatsphäre der Betroffenen entstehen könnten, und definieren Sie Maßnahmen zur Risikominderung.
• DSFA dokumentieren: Halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest und teilen Sie diese den Datenschutzverantwortlichen mit.

3. Betroffene Personen informieren

Transparenz ist ein zentraler Bestandteil des Datenschutzes. Menschen müssen wissen, dass sie überwacht werden und welche Rechte sie haben.

• Hinweisschilder aufstellen: Erstellen Sie gut sichtbare Schilder mit allen relevanten Informationen wie dem Verantwortlichen, dem Zweck der Überwachung und den Rechten der Betroffenen.
• Schilder gut platzieren: Die Schilder sollten in den Überwachungsbereichen so aufgestellt sein, dass sie leicht zu erkennen sind.
• Datenschutzerklärung bereitstellen: Veröffentlichen Sie eine vollständige Datenschutzerklärung, entweder auf Ihrer Website oder als Aushang in den Räumlichkeiten.

4. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) umsetzen

Datenschutz endet nicht bei der Information der Betroffenen. Auch Ihre Systeme müssen so eingerichtet sein, dass die Daten sicher sind.

• Systeme absichern: Stellen Sie sicher, dass alle Überwachungssysteme durch Maßnahmen wie Passwortschutz, Zugriffskontrollen und Verschlüsselung geschützt sind.
• Zugriff beschränken: Nur autorisierte Mitarbeiter sollten Zugang zu den Aufzeichnungen haben.
• Regelmäßige Überprüfungen durchführen: Führen Sie in regelmäßigen Abständen Sicherheitschecks durch und aktualisieren Sie die Systeme bei Bedarf.

5. Speicherfristen festlegen

Videoaufzeichnungen dürfen nicht länger als nötig gespeichert werden. Hier sind klare Regeln wichtig.

• Angemessene Speicherfristen festlegen: Bestimmen Sie, wie lange die Aufzeichnungen aufbewahrt werden sollen. Dabei gilt: so kurz wie möglich.
• Automatische Löschung einrichten: Richten Sie ein System ein, das abgelaufene Aufzeichnungen automatisch löscht.
• Speicherfristen dokumentieren: Halten Sie fest, wie lange die Daten gespeichert werden und wie die Löschung erfolgt.

6. Rechte der betroffenen Personen sicherstellen

Betroffene haben das Recht, Auskunft über die von ihnen gesammelten Daten zu erhalten oder deren Löschung zu verlangen. Sorgen Sie dafür, dass diese Rechte gewahrt bleiben.

• Anfragesystem einrichten: Entwickeln Sie ein System, über das Betroffene ihre Rechte geltend machen können.
• Prozesse für Anfragen festlegen: Sorgen Sie dafür, dass Anfragen zügig und standardisiert bearbeitet werden.
• Anfragen dokumentieren: Halten Sie jede Anfrage und die entsprechende Bearbeitung genau fest.

7. Dokumentation der Videoüberwachung

Eine lückenlose Dokumentation der Videoüberwachung ist unerlässlich, um den Anforderungen der Datenschutzbehörden zu entsprechen.

• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten führen: Tragen Sie alle Verarbeitungstätigkeiten rund um die Videoüberwachung in ein Verzeichnis ein.
• Zweck und technische Details dokumentieren: Notieren Sie den Überwachungszweck, die eingesetzten Technologien und die rechtlichen Grundlagen.
• Regelmäßige Audits durchführen: Überprüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Datenschutzmaßnahmen den aktuellen Anforderungen entsprechen.

8. Sicherung der Aufzeichnungen

Die Aufzeichnungen müssen nicht nur sicher gespeichert, sondern auch gegen Verlust und unbefugten Zugriff geschützt werden.

• Sichere Speicherung: Bewahren Sie die Aufzeichnungen in sicheren Systemen auf.
• Backups durchführen: Sichern Sie die Daten durch regelmäßige Backups.
• Verschlüsselung einsetzen: Sorgen Sie dafür, dass die Aufzeichnungen sowohl bei der Speicherung als auch bei der Übertragung verschlüsselt sind.

9. Maßnahmen bei Datenschutzverstößen

Es ist wichtig, einen Plan zu haben, falls es zu einem Datenschutzverstoß kommt. So sind Sie vorbereitet, falls etwas schiefläuft.

• Meldesystem einrichten: Entwickeln Sie ein Verfahren, mit dem Datenschutzverstöße sofort gemeldet werden können.
• Behebungsmaßnahmen festlegen: Bestimmen Sie, wie auf Datenschutzvorfälle reagiert wird und wann die zuständige Behörde informiert werden muss.
• Mitarbeitersensibilisierung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit Datenschutzverstößen.

10. Mitarbeiterschulung und Sensibilisierung

Mitarbeiter, die mit der Videoüberwachung arbeiten, müssen die rechtlichen Anforderungen kennen. Regelmäßige Schulungen sind daher ein Muss.

• Schulungsprogramm erstellen: Entwickeln Sie Schulungen zu Datenschutz und Videoüberwachung für alle relevanten Mitarbeiter.
• Regelmäßige Schulungen durchführen: Organisieren Sie regelmäßig Schulungen und dokumentieren Sie die Teilnahme.
• Über Updates informieren: Halten Sie Ihre Mitarbeiter stets über Änderungen im Datenschutzrecht auf dem Laufenden.

11. Vorbereitung auf Datenschutzprüfungen

Datenschutzbehörden können jederzeit eine Prüfung anordnen. Stellen Sie sicher, dass Sie auf eine solche Kontrolle vorbereitet sind.

• Dokumentation aktuell halten: Pflegen Sie Ihre Verzeichnisse, DSFA und technischen Maßnahmen regelmäßig.
• Interne Audits durchführen: Führen Sie regelmäßig Audits durch, um sicherzustellen, dass alles den Datenschutzanforderungen entspricht.

Nachweise bereithalten: Stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit nachweisen können, wie Sie die Datenschutzvorgaben einhalten.